Náklady na otevření kavárny

Jak sestavit rozpočet, který vás ušetří nemilých překvapení

Kolik stojí otevření kavárny? Tuto otázku si položí každý, kdo se rozhodl otevřít si vlastní kavárnu. A proč ne? Káva je oblíbený nápoj mnoha lidí. A spolu s kávou můžete prodávat nealkoholické nápoje, alkohol, míchané drinky, čerstvé zákusky, případně i snídaňové menu, horkou čokoládu a zmrzlinu. A večer se může vaše kavárna proměnit na noční bar, kam se přijdou zabavit mladí lidé. Otevření vlastní kavárny je atraktivní podnikatelská příležitost. Je však důležité připravit si kvalitní rozpočet na otevření a provoz kavárny, aby vás nezaskočily nečekané náklady, které vás mohou položit na lopatky. Připravili jsme pro vás návod, jak vypočítat náklady na zařízení kavárny i s konkrétními čísly.

Kde získat finanční prostředky

Než se pustíme do přípravy samotného rozpočtu, vyřešme nejdříve otázku, bez které se nepohneme: Kde získat finanční prostředky? Mnoho lidí hned na začátku odradí nedostatek financí. Poví si, že na otevření kavárny je potřebný velký kapitál a oni ho nemají. Opravdu je to tak? Zde je seznam možností, kde získat finanční prostředky na otevření kavárny:

  • Vlastní úspory - vlastní nebo rodinné úspory mohou být zajímavým zdrojem počátečního kapitálu
  • Výnosy z jiného vlastního podnikání - možná máte rozběhlý jiný provoz, který dokáže financovat otevření kavárny a vykrýt její měsíční náklady, než se rozběhne
  • Hledání vhodného investora - stačí napsat inzerát na portály, které zveřejňují poptávky a nabídky, kde požádáte o půjčku a nabídnete potenciálnímu investorovi průměrný výnos (tip: investora můžete najít například i na portálu www.aaadopyt.sk)
  • Společník / Společníci - nalezení vhodného společníka, který disponuje větším finančním obnosem a podnikatelskými zkušenostmi může být tím správným řešením právě pro vás
  • Státní dotace - určitě si prověřte aktuální možnosti státních dotací pro začínající podnikatele, můžete se tak dopracovat k levnému zdroji počátečního kapitálu (například nenávratné dotace)
  • Podnikatelský úvěr / Půjčka - tato cesta je už o něco dražší, avšak pokud máte skvělý podnikatelský plán a chybí vám jen finanční prostředky, byla by škoda to vzdát
  • Kombinace vícero zdrojů financování - s největší pravděpodobností budete skládat počáteční kapitál z vícero zdrojů najednou, například něco z vlastních úspor, něco od společníka/investora, něco pomocí úvěru

Prostory pro váš provoz

Jedním z prvních nákladů, se kterým budete muset počítat, jsou náklady na provozní prostory. Jejich výpočet závisí zejména na způsobu jejich získání:

  • Vlastní prostor, který už vlastníte
  • Budoucí vlastní prostor, který plánujete koupit (specifickým zdrojem může být situace, kdy vám prostor někdo odprodá, někdy i celou kavárnu)
  • Prostor, který si vezmete do pronájmu
  • Tip: zajímavým zdrojem pro vaše prostory je vyhledávání na internetu v inzerátech a v nabídkách realitních kanceláří

Rozdělme si teď jednotlivé náklady na jednorázové a opakované, které vás budou čekat každý měsíc nebo každý rok. Jednorázové náklady jsou zejména tyto:

  • Náklady spojené s koupí nemovitosti (k samotné kupní ceně si připočítejte i náklady na správní poplatky, které vás čekají při obíhání příslušných úřadů)
  • Poplatek za odprodej existujících prostor, ať už s vybavením kavárny, nebo bez něj
  • Rekonstrukce prostor (drobné stavební úpravy, vymalování, atd.), do této kategorie bychom měli zahrnout náklady na všechno, co není movité (movité věci si projdeme v části vybavení kavárny)
  • Záloha na nájem (pokud budeme mít prostory na provoz pronajmuty)

Typické opakované náklady, se kterými bychom měli počítat každý měsíc:

  • Měsíční nájem (pokud máme prostory na provoz pronajmuty)
  • Energie (elektrická energie a voda)
  • Tvorba rezervního fondu na opravy, které se občas vyskytnou
  • Internetové připojení
  • Hygienické potřeby na toaletách

Tady je pár tipů na články, které se zabývají legislativou při otevření provozu (v nákladech je potřebné počítat s obíháním příslušných úřadů a s tím souvisejícími poplatky):

Nábytek a vybavení pro vaši kavárnu

Existuje množství specializovaných internetových obchodů, kde najdete inspiraci. Taktéž můžete navštívit i samotné kamenné prodejny. Doporučujeme vám začít průzkumem na internetu, který zvládnete z pohodlí obýváku. Vyjmenujme si věci, na které určitě nesmíte zapomenout:

  • stoly a stoličky
  • boxy na sezení
  • klimatizace a osvětlení
  • věšáky
  • estetické doplňky
  • police do baru na otevřené láhve
  • barový pult a zařízení si blíže popíšeme v další části textu

Barový pult a zařízení

Mám pro vás dobrou zprávu. V dnešní době prakticky všechna zvučná jména v oblasti kávičky poskytují pro své partnerské prodejny kompletní servis. Stačí si říct, chci prodávat kávu značky XYZ a distributor vám zabezpečí zařízení, marketingové materiály, prakticky všechno vybavení pro barový pult. Důležité je rozhodnout se, zda tyto zařízení zakoupíte jednorázově nebo si je budete pronajímat. Někteří dodavatelé poskytují při určitém pravidelném odběru kávy pronájem zařízení zdarma. Zde je důležité oslovit pár takových dodavatelů a vyžádat si cenové nabídky.

Pokud chcete ve vaší kavárně nabízet i jídla, například snídaňové menu, musíte počítat i s vybavením kuchyně.

Pokladniční systém a softvér

Teď vám prozradím jedno tajemství, co úspěšní gastronomové nikdy nedělají: nikdy nepodceňují výběr pokladničního systému a softvéru pro svůj provoz a nikdy nepodceňují důležitost marketingových nákladů (o nich budeme mluvit v části Marketing). Proč tomu tak je?

Šikovní a úspěšní gastronomové si velmi dobře uvědomují, že základem úspěchu je:

  • přilákání co největšího počtu zákazníků, protože to vám zvyšuje tržby (to vám zabezpečí marketing)
  • jejich efektivní obsluha, protože to vám snižuje náklady (a to vyžaduje kvalitní softvér avšak současně s kvalitními pracovními postupy)

Pokladniční systém a softvér si pro vaši kavárnu nevybírejte jen podle ceny. Vybírejte si ho podle toho, jak vám pomůže efektivně obsluhovat hosty! Uvedu jednoduchý příklad: budete mít na výběr aplikaci A, která stojí 100 EUR ročně a aplikaci B, která stojí 400 EUR ročně. Aplikace A vám vyřeší pouze otevřené účty a vytiskne účtenky. Aplikace B vám umožní účtovat přímo u stolu pomocí funkce mobilního číšníka, čímž minimalizujete omyly, také minimalizujete ztráty a ušetříte 50 EUR měsíčně (pro vás +600 EUR ročně). Aplikace B vám navíc nabídne možnost dobíjení kreditu a placení přes mobil, což zabezpečí, že se k vám budou zákazníci opakovaně vracet. Aplikace B poskytne vaší kavárně i inteligentní stoly, díky čemu hosté okamžitě vidí aktuální nabídku v mobilu. Obrázek skvělého čerstvého zákusku okamžitě aktivuje jejich touhu, čímž zvýšíte vaše tržby. Takto bych mohl pokračovat dále, ale ... Ještě stále se vám aplikace B zdá příliš drahá?

Vůbec nemusíte ve vašich nákladech počítat se sumou 400 EUR ročně. Například aplikace iKelp POS Mobile vám poskytne všechny výše vzpomínané vychytávky už od 5 EUR měsíčně.

U pokladničního systému musíte počítat i s koupí samotných zařízení: dotykový počítač, fiskální tiskárna. Na trhu je dostupná široká nabídka a při koupi tabletu nebo levného All-in-one počítače můžete výrazně ušetřit. Profesionální PC POS systémy začínají na sumách přibližně 3 až 5krát vyšších, než jejich levnější alternativy.

Na Slovensku musíte počítat s tím, že vám fiskální tiskárnu může zprovoznit a vykonávat servis jen oprávněná servisní organizace. S tímto nákladem je též potřebné počítat. Většina organizací má ceník zveřejněný na internetu nebo vám orientační nabídku vypracují na vyžádání.

Skladové zásoby

Otevření kavárny se neobejde bez skladových zásob. Prvotní naskladnění je pro vás náklad, se kterým musíte počítat v rámci počátečních investicí. Jak postupovat při určení správného množství zboží a surovin na skladě?

  • Nejdříve vezměte vaši nabídku - nápojový lístek, jídelní lístek (když budete v kavárně podávat i jídla nebo dezerty)
  • V rámci vypracování podnikatelského plánu si vypracujte odhadovanou denní nebo týdenní návštěvnost (jednotlivé dny v týdnu mohou mít různý charakter - přes týden bude převládat káva, v pátek a sobotu večer alkohol)
  • Určete si interval doplnění skladových zásob, vaši dodavatelé vám určitě rádi a ochotně poradí
  • Z výše vzpomenutých údajů si vypočítejte potřebné zásoby pro jednotlivé kategorie. Pokud například počítáte s 50ti návštěvami denně, které si dají nějaký nealkoholický nápoj a dodavatel zabezpečuje rozvoz jednou za týden, vaše prvotní zásoba by měla být 50x7, tzn. 350ks nealkoholického nápoje.
  • Pro jednotlivé kategorie nápojů, dezertů nebo jídel udržujte dostatečně pestrou nabídku. Například je potřebné mít na skladě neperlivou i perlivou minerálku, když džusy, tak více příchutí, atd.
  • U zákusků počítejte s jejich omezenou dobou trvanlivosti (tip: ze začátku se můžete zaměřit na zákusky s delší dobou trvanlivosti, když ze začátku nebudete vědět jaká bude průměrná spotřeba)
  • Nezapomeňte ani na specifické suroviny jako například: mléko do kávy, cukry, med, citrón do nealkoholických nápojů a samozřejmě na ingredience do míchaných drinků
  • Dodavatel kávy vám tak jistě pomůže s nanormováním minimální zásoby kávy (odhadnout ji můžete tradičním číslem 7g kávy na jeden šálek)

Nezapomeňte na jeden důležitý fakt: hosté nemají rádi, až přímo nesnáší situaci, kdy si něco vyberou z nápojového lístku a vy jim povíte, že danou položku momentálně nemáte na skladě. A když jim to uděláte u druhého nebo třetího výběru, příště si raději vyberou jinou kavárnu. Proto je lepší začít s užším sortimentem, který máte vždy skladem, abyste se do této situace zbytečně nedostávali.

Náklady na personál

Nezanedbatelnou položku ve vašich měsíčních nákladech bude tvořit i náklad na personál kavárny. Nejdříve je důležité určit, jaký počet číšníků/barmanů budete potřebovat. Je potřebné zohlednit zejména:

  • velikost vašeho prostoru, počet stolů a stoliček, tzn. určit maximální počet hostů, které bude potřeba obsluhovat
  • dále musíte zohlednit otevírací dobu a případnou směnnost, pokud máte například dopolední, odpolední nebo víkendovou směnu, personál určitě budete muset střídat
  • u větších provozů jednoznačně doporučujeme oddělit funkci barmanů od číšníků, je efektivnější, když například jeden nebo dva barmani chystají kávy a míchané drinky a další číšníci se starají o roznášení nápojů a zákusků a osobní kontakt s hosty (hostům většinou vadí, když si něco nedokáží objednat a 5-10 minut se nikdo neukáže, ale dokáží přežít samotné čekání na přípravu kávy nebo míchaných drinků - hlavně aby měli pocit, že se na jejich objednávce pracuje)
  • když už máte jasno v počtu a typu personálu, je potřebné určit jejich mzdy (do nákladů započítejte i odvody)

V neposlední řadě, aby byl Váš podnik opravdu vysoce kvalitní a jedinečný potřebujete, aby byl váš personál profesionální. Započítejte do nákladů na personál i náklady na školení (například profesionální barmanské školení).

Marketing - náklady na získávání zákazníků

Osobně jsem svědkem podceňování marketingu u mnoha podnikatelů, zejména v těchto oblastech:

  • Internetové obchody
  • Maloobchodní prodejny
  • Gastronomické provozy (zejména kavárny a bary)

Představte si, že někdo dostane nápad, zřídí si internetový obchod XYZ.sk a bude prodávat, to je jedno, například parfémy nebo dětské hračky. Proč by měli zákazníci chodit právě na jeho eshop, když v televizi, rádiu a na internetu vidí, slyší a sledují reklamy konkurence? Začínající internetový obchod zároveň nemá šanci vyhrávat ani v organickém vyhledávání. To stejné maloobchodní prodejny. Někdo dostane nápad, že by si mohl otevřít obchod například s dětskými kočárky. Nakonec skončí tak, že stojí před vchodem obchodu, kouří a čeká, zda se objeví nějaký zákazník. Proti kouření nic nemám, to je každého osobní věc. Ale každou sekundu vašeho času, co neobsluhujete zákazníky byste měli investovat do jejich vyhledávání a oslovování, jinak těch nudných sekund vašeho podnikatelského života bude skutečně mnoho. A budou přibývat až do blížícího se jeho neúspěšného konce.

Pro gastronomické provozy je extrémně důležitý internet a sociální sítě, taktéž portály a katalogy gastronomických provozů. Díky internetu je dnes už všechno se vším propojeno a když stojím ve městě na ulici, mobil v ruce mi okamžitě vyhledá nejbližší kavárny s fotkami a referencemi návštěvníků. Říká se, že v gastronomii "lokalita vyhrává". Ano, je to tak, ale většinou je v jedné lokalitě více konkurenčních provozů a vy přece chcete, aby lidé dokázali vyhledat a oblíbit si právě ten váš.

Marketingové náklady byste měli rozdělit do dvou základních kategorií, které se liší ve svém přístupu a filozofii jejich aplikování:

  • vyhledávání a oslovování nových zákazníků (všeobecná reklama na internetu, v médiích, atd.) - cíl je jednoduchý, vašim úkolem je oslovit co nejvíc potenciálních zákazníků, že existujete, a že jste tou správnou kavárnou, kterou by měli navštívit
  • práce s existujícími zákazníky, kteří se už ve vaší kavárně nacházejí (upozornění na akce přímo v provozu, kartička typu "kup si 4 kávy a pátou piješ zdarma") - v tomto případě řešíte dva cíle:
    • když už je zákazník u vás, chcete, aby vám udělal co největší tržbu, tzn. potřebujete například zpropagovat skvělé čerstvé zákusky nebo ovocné šťávy
    • druhý cíl je zákazníka konvertovat na "pravidelného zákazníka", možností je nekonečno: od sbírání bodů, přes razítka na kartičce až po dobitý kredit (viz sekce pokladniční systém a softvér)

Pokud máte málo času, reklamu na internetu, úpravu stránky na sociálních sítích a PR články vám zabezpečí reklamní agentury obvykle za určitý měsíční poplatek. Určitě tuto část nákladů nepodceňujte. Já úplně rozumím vaší situaci. Otevření kavárny, nákup vybavení, nábytku a zařízení vás stojí obrovské množství finančních zdrojů a na marketing vám už moc nezůstane. To jaksi doufáte, že přijde samo. Ale skutečnost je taková, že zákazníci nepřijdou sami (zamyslete se, vždyť oni už teď někde chodí). Když podceníte náklady na marketing, všechny vaše ostatní náklady a to, že jste se nadřeli s otevřením kavárny může skončit jako úplně zbytečné.

Ostatní provozní náklady

Ve vaší kavárně se objeví i náklady, které jsme doteď nevzpomněli v žádné, výše uvedené části. Některé náklady mají charakter pravidelného opakování, některé vznikají náhodně a v rozpočtu je vhodné s nimi počítat spíš preventivně. Tady jsou příklady takových nákladů:

  • Vedení účetnictví a zpracování mezd - většině menších podnikatelů toto zabezpečuje externí společnost na bázi měsíčního poplatku
  • Úklid - tu máte na výběr hned z několika možností: uklízet prostory bude existující personál, úklid zabezpečí externí společnost, kombinace obou (externí společnosti mohou například zabezpečovat jen čištění koberců u vchodu)
  • Servis zařízení - musíte počítat s tím, že občas se něco pokazí, občas budete potřebovat dodatečné zaškolení
  • Vaše další vzdělávání - odebírání odborných časopisů, pravidelné navštěvování seminářů, členské poplatky na gastronomických portálech. Pamatujte, jakmile se přestanete vzdělávat, v ten moment jdete z kopce
  • Detail, který potěší vaše hosty: aktuální časopisy a noviny pro návštěvníky - i to vás bude něco denně/měsíčně stát
  • WiFi internet (pro hosty i pro vaše interní účely)

Jak můžete vidět, nákladů, se kterými musíte počítat je mnoho a je dobré, když s nimi počítáte dřív, než se pustíte do realizace vašeho podnikatelského plánu.

Určitě počítejte i s tím, že první měsíce vaše kavárna nebude zisková. V nákladech tedy počítejte i s financováním vašeho provozu po dobu prvních tří až šesti měsíců.

Jak získat konkrétní čísla nákladů?

V této chvíli byste měli mít jasnou představu, co všechno budete potřebovat pro otevření vaší kavárny a o měsíčních nákladech jejího provozu. Potřebujete však konkrétní čísla. Určitě začněte oslovením dodavatelů, kteří vám rádi vypracují konkrétní cenovou nabídku. Mnozí dodavatelé poskytují i základní servis, poradenství, případně vám pomohou se seznamem věcí, které budete ještě potřebovat. Mnohé značky káv, nápojů a zákusků vás vybaví kompletní technologií, servisem, zásobováním, marketingovými materiály a návody s doporučenými postupy.

Skvělou příležitostí pro získání kontaktů na dodavatele je i výstava DANUBIUS GASTRO, která má dlouholetou tradici a koná se vždy začátkem roku v bratislavské Inchebe. Navštívit můžete i stánek naší společnosti, která každoročně představuje novinky v aplikaci iKelp POS Mobile. Náš softvér pro restaurace a kavárny prokázal svou roky ověřenou kvalitu a řadí se mezi evropskou špičku (se svými pěti jazykovými mutacemi se těší oblibě zejména u našich západních sousedů). Pro vás je najzajímavější to, že svou cenovou politikou se drží při zemi a je tak výhodný i pro začínající podnikatele v gastronomii.

Zajímavým zdrojem informací pro vás určitě bude i návštěva konkurenčních provozů. Dejte si kávičku, projděte si jejich nabídku, nápojový lístek, poprohlížejte si koncepci provozu, sledujte dění v podniku a všechny myšlenky si hned zapisujte. Získáte tak informace, které vás nasměřují ke konkrétním značkám a produktům, které byste mohli zařadit do vaší nabídky, ale důležité je poprohlížet si i zařízení a vybavení prostoru.

Existují i společnosti, poskytovatelé služeb, kteří vám zastřeší "provozní minimum". Ti vám poradí při zřizování nového provozu, vypracování dokumentů potřebných pro schválení provozu - HACCP, provozní pořádek, sanitační pořádek. Zastoupí vás při jednáních se státními orgány a vykonají školení systému HACCP a Hygienické minimum akreditované Ministerstvem školství (například B4S s.r.o.). Tyto společnosti vám určitě rády připraví cenovou nabídku, kterou můžete použít při výpočtu vašich nákladů.

Někteří dodavatelé vám poskytnou zařízení do pronájmu. Nemusíte tak na začátku disponovat obrovskými finančními prostředky. Při vytváření rozpočtu zohledněte i tuto možnost.

Závěr

Otevření kavárny můžete zvládnout s náklady na úrovni pár tisíc EUR ale i 100 tisíc EUR. Všechno je závislé na vašem investičním stylu, od vašich představ a od vašich finančních možností. Na závěr vám dám dvě "rozpočtové rady":

  • Pokud jsou náklady nad vaše finanční možnosti, nebojte se škrtat a jednotlivé položky nahrazovat levnějšími alternativami. Kavárna se dá otevřít i s nábytkem z IKEA.
  • Pokud otevíráte vaši první kavárnu, minimalizujte financování z cizích zdrojů (půjčky, úvěry). Ty vám vytvářejí dodatečné měsíční náklady na jejich obhospodařování - splácení úroků a jistiny. Jestliže vaše výsledky výnosů v prvních měsících nenaplní vaše odhady, můžete se lehce dostat do ztráty a následně platební neschopnosti, ze které je cesta ven velmi náročná a trnitá.

Přeji vám mnoho úspěchů a zejména mnoho spokojených návštěvníků - kávičkářů.

Write by Author / Vytvorené by
GoPay VISA, MasterCard