Ako si vybrať reštauračný POS systém?

Prevádzka modernej reštaurácie nie je možná bez správnych nástrojov. Ak ste ešte nikdy nepoužívali POS systém, možno neviete, ako si vybrať ten správny. Poradíme vám. 

Softvér: cloud verzus on-premise?

Najvýznamnejším rozdielom, ktorému treba rozumieť, je odlišnosť medzi cloudovým softvérom a softvérom on-premise. Tieto dva termíny opisujú základnú technológiu používanú na vytváranie týchto rozdielnych typov softvérov. Môže to znieť zložito, ale v skutočnosti je to celkom jednoduché.

On-premise POS softvér je nainštalovaný v počítači, ktorý je fyzicky umiestnený vo vašej reštaurácii. Je doslova v priestoroch vašej firmy. Ide o veľmi zastaraný spôsob vytvárania a nákupu softvéru, no niektorí obchodníci ho stále preferujú.

Tu je niekoľko ďalších vlastností, ktoré sú pre softvér on-premise príznačné:

  • Drahý – Licencie na softvér sa pohybujú od niekoľkých stoviek až po tisíce eur. Okrem toho, ak budete chcieť získať prístup k najnovším funkciám, je nevyhnutné kúpiť si každú novú verziu, ktorá vyjde.
  • Komplexná aktualizácia – Softvérovému systému obvykle chýba použiteľnosť nového softvéru, v dôsledku čoho je inštalácia aktualizácií zložitým procesom.
  • Technická podpora nie je zahrnutá – Ak chcete zákaznícku podporu, očakávajte, že si buď vopred zakúpite balíček hodín podpory, alebo zaplatíte za akúkoľvek pomoc, ktorú budete potrebovať.
  • Zákazník znáša všetky riziká výpadkov hardvéru, ktoré by mohli spôsobiť poškodenie databáz. Znovuobnovenie systému pri výpadku trvá obvykle dlhšie (vzhľadom na čas potrebný na fyzický príchod technika a samotné odstránenie problému).

Alternatívou je potom cloudový softvér. Ten je umiestnený v rade serverov v offsite dátovom centre (prevádzkuje ho predajca alebo ho prenajíma od inej spoločnosti, napríklad od Amazon Web Services, Microsoft Azure alebo Google Cloud Platform). Pokiaľ váš softvér hosťuje „v cloude“, môžete sa k nemu dostať kedykoľvek a takmer na akomkoľvek zariadení, stačí mať pripojenie na internet.

POS system

Spomeňme niektoré špecifiká týkajúce sa softvéru založeného na cloude:

  • Cenovo dostupný – Zvyčajne platíte za mesačné predplatné softvéru. A práve vďaka nízkemu mesačnému poplatku sú tieto POS systémy dosiahnuteľné pre obchodníkov, ktorí si nemôžu dovoliť počiatočné náklady na softvér on-premise.
  • Jednoduché aktualizácie – Vzhľadom na to, že za softvér platíte mesačne, sú do tejto ceny obvykle zahrnuté i nové verzie a napríklad aj zabezpečenie dát. Navyše nemusíte udržiavať svoj vlastný server.
  • Zahrnutá technická podpora – Ďalšou veľkou výhodou cloudového softvéru je, že obyčajne obsahuje zákaznícku podporu ako súčasť nákladov na predplatné softvéru.
  • Dátové centrum je monitorované, aplikácie sú udržiavané z pohľadu funkčnosti a dodržiavania platnej legislatívy, použité hardvérové technológie sú na vysokej úrovni. Softvér založený na cloude je teda oveľa bezpečnejším a spoľahlivejším riešením – na rozdiel od prevádzkovania aplikácie „u seba“.

V prípade väčšiny majiteľov reštaurácií, predovšetkým tých menších a stredných, prevyšujú výhody a úspory nákladov cloudového POS riešenia akékoľvek marginálne výhody vyplývajúce z používania softvéru on-premise. A práve preto považujeme cloudový variant za vašu logickú prvú voľbu.

Hardvér

Ďalšou veľkou výhodou cloudového POS je hardvér, na ktorom funguje a s ktorým ho používate. Softvér on-premise obvykle funguje na hardvéri, ktorý je drahý a proprietárny. Obrovské POS terminály s dotykovou obrazovkou, aké vidíte v reštauračných sieťach, sú skvelým príkladom. Ak sa u vás vyskytne akýkoľvek problém s týmto hardvérom, budete musieť zavolať konkrétnu opravárenskú službu alebo objednať nové vybavenie. No kým dorazí, môže to trvať niekoľko dní. Nuž a keď nemáte funkčný systém predaja, je ťažké podnikať.

Avšak cloudové POS systémy zvyčajne fungujú na štandardnom hardvéri, ktorý si môžete kúpiť v bežnom obchode s elektronikou. Najčastejším príkladom je tablet. Niektoré riešenia sa nachádzajú aj vo vašom prehliadači a je možné použiť ich v notebooku, stolnom počítači alebo telefóne. Výhodou je, že nový hardvér je vždy poruke, obvykle je veľmi cenovo dostupný a má sklon byť užívateľsky prívetivejší a spoľahlivejší.


Zdroj: Facebook iKelp

Okrem tabletu alebo počítača, ktoré budú fungovať ako váš terminál (oblasť, kde obsluha čaká na objednávky a tlačové kontroly), budete chcieť získať aj nasledujúce:

  • Platobný terminál – Zvoľte možnosť, ktorá vám umožní prijímať čo najširšiu škálu platobných metód, napríklad transakcie kreditnou a debetnou kartou, bezkontaktné platby a darčekové karty. Obvykle má zabudovanú aj tlačiareň účteniek.
  • Kuchynská tlačiareň – Umožňuje zaslať vášmu kuchynskému personálu objednávku, pričom tá sa rovno vytlačí. Tým sa skráti čas potrebný na začatie objednávky a zabráni sa zámene spôsobenej chaotickým rukopisom alebo preklepmi.
  • Kuchynský displej – Funguje na rovnakých princípoch ako kuchynská tlačiareň. Rozdiel je v tom, že objednávka nebude na papieri, ale bude zobrazená na obrazovke.
  • Mobilný čašník – Na prácu v teréne je ideálny tzv. mobilný čašník. Ide o aplikáciu, ktorú máte nainštalovanú v telefóne alebo tablete, a teda ju môžete mať stále poruke. Požiadavky svojich hostí s ňou vybavíte odkiaľkoľvek a veľmi rýchlo.
  • Aplikácia pre poslíčka – Aplikáciu Poslíček využijete vtedy, ak plánujete rozvoz jedál. Vďaka nej si váš šofér zoradí v telefóne či v tablete objednávky podľa naplánovanej trasy, spustí si navigáciu a automaticky sa mu vyplní adresa miesta doručenia. Zavolať zákazníkovi môže jedným kliknutím.

Je dôležité uvedomiť si, že pravdepodobne si môžete vystačiť s jednou kuchynskou tlačiarňou alebo kuchynským displejom, možno však budete chcieť viac POS terminálov a čítačiek kariet. Ak máte veľkú reštauráciu alebo samostatný bar a reštauračné priestory, môže to vášmu tímu zjednodušiť život a vám pomôcť pracovať efektívnejšie.

Funkcie reštaurácie na mieste predaja

Keď už sme si prešli zastrešujúce softvérové a hardvérové komponenty, je čas ponoriť sa do špecifických funkcií, ktoré musí mať akýkoľvek vysokokvalitný reštauračný POS systém.

Jednoduché rozloženie registrácie – mobilný čašník

Rýchlosť je v reštauračných službách všetkým. Ak nemôžete ponúknuť rýchle a priateľské služby, potom vaši hostia začnú tráviť piatkové večery inde. Čím rýchlejšie môžu čašníci zadať objednávku, tým rýchlejšie ju kuchári môžu začať pripravovať. Zásadným nástrojom pre zvýšenú rýchlosť objednávky je prehľadné a ľahko čitateľné rozloženie. Nájdenie konkrétnych pokrmov a nápojov by malo byť rýchle. Navyše, ak váš systém predaja podporuje usporiadanie stolov a rozvrhnutie tabuliek, potom váš tím môže pracovať ešte efektívnejšie.

TIP: Vyskúšajte aplikáciu iKelp POS Mobile. Jednoduché ovládanie a superrýchla obsluha sú zárukou spokojnosti vašich zákazníkov.

Správa zásob vytvorená pre reštaurácie

Jednou z chýb, ktorej sa dopúšťajú niektorí noví majitelia reštaurácií, je výber systému POS, ktorý je síce pre maloobchodníkov výhodnejší, no chýbajú mu funkcie špecifické pre reštaurácie. Nikde to nie je viditeľnejšie než v prípade nástrojov určených na správu inventára. Uistite sa, že vaše nástroje obsahujú funkcie, ktoré vám pomôžu spravovať pokrmy a nápoje a nie maloobchodné produkty, a to napriek tomu, že môžu mať niečo spoločné.

Hľadajte napríklad:

  • Funkcia Suroviny/Ingrediencie – Táto funkcia vám umožňuje spravovať zásoby potrebné na vaše pokrmy sledovaním jednotlivých zložiek použitých pri ich výrobe. Napríklad sendvič je možné spravovať pomocou množstva mäsa, syra, chleba, zeleniny a zálievok určených na jeho prípravu.
  • Zmeniť poradie spúšťačov – Umožňuje vám nastaviť upozornenia, ktoré vám pripomenú, aby ste pri nízkom stave konkrétnej položky alebo položiek doobjednali zásoby. Je to perfektné na zaistenie toho, že budete mať vždy to, čo potrebujete na výrobu svojich najobľúbenejších jedál a nápojov.
  • Hromadné aktualizácie – Namiesto pridania alebo aktualizácie inventára podľa jednotlivej položky alebo zložky vám hromadné aktualizácie umožnia realizovať zmeny viacerých zložiek naraz pomocou súboru CSV.
GoPay VISA, MasterCard