Náklady na otvorenie kaviarne

Ako zostaviť rozpočet, ktorý vás ušetrí nemilých prekvapení

Koľko stojí otvorenie kaviarne? Túto otázku si položí každý, kto sa rozhodol otvoriť si vlastnú kaviareň. A prečo nie? Káva je obľúbený nápoj mnohých ľudí. A spolu s kávou môžete predávať nealkoholické nápoje, alkohol, miešané drinky, čerstvé zákusky, prípadne aj raňajkové menu, horúcu čokoládu a zmrzlinu. A večer sa môže vaša kaviareň premeniť na nočný bar, kam sa prídu zabaviť mladí ľudia. Otvorenie vlastnej kaviarne je atraktívna podnikateľská príležitosť. Je však dôležité pripraviť si kvalitný rozpočet na otvorenie a prevádzku kaviarne, aby vás nezaskočili nečakané náklady, ktoré vás môžu položiť na lopatky. Pripravili sme pre vás návod ako vypočítať náklady na zariadenie kaviarne aj s konkrétnymi číslami.

Kde získať finančné prostriedky

Než sa pustíme do prípravy samotného rozpočtu, vyriešme najprv otázku, bez ktorej sa nepohneme: Kde získať finančné prostriedky? Mnohých ľudí hneď na začiatku odradí nedostatok financií. Povedia si, že na otvorenie kaviarne je potrebný veľký kapitál a oni ho nemajú. Naozaj je to tak? Tu je zoznam možností, kde získať finančné prostriedky na otvorenie kaviarne:

  • Vlastné úspory - vlastné alebo rodinné úspory môžu byť zaujímavým zdrojom počiatočného kapitálu
  • Výnosy z iného vlastného podnikania - možno máte rozbehnutú inú prevádzku, ktorá dokáže financovať otvorenie kaviarne a vykryť jej mesačné náklady, než sa rozbehne
  • Hľadanie vhodného investora - stačí napísať inzerát na portály, ktoré zverejňujú dopyty a ponuky, kde požiadate o pôžičku a ponúknete potenciálnemu investorovi primeraný výnos (tip: investora môžete nájsť napríklad aj na portáli www.aaadopyt.sk)
  • Spoločník / Spoločníci - nájdenie vhodného spoločníka, ktorý disponuje väčším finančným obnosom a podnikateľskými skúsenosťami môže byť tým správny riešením práve pre vás
  • Štátne dotácie - určite si preverte aktuálne možnosti štátnych dotácií pre začínajúcich podnikateľov, môžete sa tak dopracovať k lacnému zdroju počiatočného kapitálu (napríklad nenávratné dotácie)
  • Podnikateľský úver / Pôžička - táto cesta je už o niečo drahšia, avšak ak máte skvelý podnikateľský plán a chýbajú vám len finančné prostriedky, bola by škoda to vzdať
  • Kombinácia viacerých zdrojov financovania - s najväčšou pravdepodobnosťou budete skladať počiatočný kapitál z viacerých zdrojov naraz, napríklad niečo z vlastných úspor, niečo od spoločníka/investora, niečo pomocou úveru

Priestory pre vašu prevádzku

Jedným z prvých nákladov, s ktorým budete musieť počítať, sú náklady na prevádzkové priestory. Ich výpočet závisí najmä od spôsobu ich získania:

  • Vlastný priestor, ktorú už vlastníte
  • Budúci vlastný priestor, ktorý plánujete kúpiť (špecifickým zdrojom môže byť situácia, keď vám priestor niekto postúpi, niekedy aj celú kaviareň)
  • Priestor, ktorý si zoberiete do prenájmu
  • Tip: zaujímavým zdrojom pre vaše priestory je vyhľadávanie na internete v inzerátoch a v ponukách realitných kancelárií

Rozdeľme si teraz jednotlivé náklady na jednorazové a opakované, ktoré vás budú čakať každý mesiac alebo každý rok. Jednorazové náklady sú najmä tieto:

  • Náklady spojené s kúpou nehnuteľnosti (k samotnej kúpnej cene si pripočítajte aj náklady na správne poplatky, ktoré vás čakajú pri obiehaní príslušných úradov)
  • Poplatok za postúpenie existujúcich priestorov, či už s vybavením kaviarne, alebo bez neho
  • Rekonštrukcia priestorov (drobné stavebné úpravy, vymaľovanie, atď.), do tejto kategórie by sme mali zahrnúť náklady na všetko, čo nie je hnuteľné (hnuteľné veci si prejdeme v časti vybavenia kaviarne)
  • Záloha na nájom (ak budeme mať priestory na prevádzku prenajaté)

Typické opakované náklady, s ktorými by sme mali počítať každý mesiac:

  • Mesačný nájom (ak máme priestory na prevádzku prenajaté)
  • Energie (elektrická energia a voda)
  • Tvorba rezervného fondu na opravy, ktoré sa občas vyskytnú
  • Internetové pripojenie
  • Hygienické potreby na toaletách

Tu je zopár tipov na články, ktoré sa zaoberajú legislatívou pri otvorení prevádzky (v nákladoch je potrebné počítať s obiehaním príslušných úradov a s tým súvisiacimi poplatkami):

Nábytok a vybavenie pre vašu kaviareň

Existuje množstvo špecializovaných internetových obchodov, kde nájdete inšpiráciu. Taktiež môžete navštíviť aj samotné kamenné predajne. Odporúčame vám začať prieskumom na internete, ktorý zvládnete z pohodlia obývačky. Vymenujme si veci, na ktoré určite nemôžete zabudnúť:

  • stoly a stoličky
  • boxy na sedenie
  • klimatizácia a osvetlenie
  • vešiaky
  • estetické doplnky
  • police do baru na otvorené fľaše
  • barový pult a zariadenia si bližšie popíšeme v ďalšej časti textu

Barový pult a zariadenia

Mám pre vás dobrú správu. V dnešnej dobre prakticky všetky zvučné mená v oblasti kávičky poskytujú pre svoje partnerské predajne kompletný servis. Stačí si povedať, chcem predávať kávu značky XYZ a distribútor vám zabezpečí zariadenia, marketingové materiály, prakticky všetko vybavenie pre barový pult. Dôležité je sa rozhodnúť, či tieto zariadenia zakúpite jednorazovo alebo si ich budete prenajímať. Niektorí dodávatelia poskytujú pri určitom pravidelnom odbere kávy prenájom zariadení zadarmo. Tu je dôležité osloviť zopár takýchto dodávateľov a vyžiadať si cenové ponuky.

Ak chcete vo vašej kaviarni ponúkať aj jedlá, napríklad raňajkové menu, musíte počítať aj s vybavením kuchyne.

Pokladničný systém a softvér

Teraz vám prezradím jedno tajomstvo, čo úspešní gastronómovia nikdy nerobia: nikdy nepodceňujú výber pokladničného systému a softvéru pre svoju prevádzku a nikdy nepodceňujú dôležitosť marketingových nákladovy (o nich budeme hovoriť v časti Marketing). Prečo tomu tak je?

Šikovní a úspešní gastronómovia si veľmi dobre uvedomujú, že základom úspechu je:

  • prilákanie čo najväčšieho počtu zákazníkov, pretože to vám zvyšuje tržby (to vám zabezpečí marketing)
  • ich efektívna obsluha, pretože to vám znižuje náklady (a to vyžaduje kvalitný softvér avšak súčasne s kvalitnými pracovnými postupmi)

Pokladničný systém a softvér pre vašu kaviareň si nevyberajte len podľa ceny. Vyberajte si ho podľa toho, ako vám pomôže efektívne obsluhovať hostí! Uvediem jednoduchý príklad: budete mať na výber aplikáciu A, ktorá stojí 100 EUR ročne a aplikáciu B, ktorá stojí 400 EUR ročne. Aplikácia A vám vyrieši iba otvorené účty a vytlačenie účtenky. Aplikácia B vám umožní účtovať priamo pri stole pomocou funkcie mobilného čašníka, čím minimalizujete omyly, tak minimalizujete straty a ušetríte 50 EUR mesačne (pre vás +600 EUR ročne). Aplikácia B vám navyše ponúkne možnosť dobíjania kreditu a platenie cez mobil, čo zabezpečí, že sa k vám budú zákazníci vracať opakovane. Aplikácia B poskytne vašej kaviarni aj inteligentné stoly, vďaka čomu hostia okamžite vidia aktuálnu ponuku v mobile. Obrázok skvelého čerstvého zákusku okamžite aktivuje ich túžbu, čím zvýšite vaše tržby. Takto by som mohol pokračovať ďalej, ale ... Ešte stále sa vám aplikácia B zdá príliš drahá?

Vôbec nemusíte vo vašich nákladoch počítať so sumou 400 EUR ročne. Napríklad aplikácia iKelp POS Mobile vám poskytne všetky vyššie spomínané vychytávky už od 5 EUR mesačne.

Pri pokladničnom systéme musíte počítať aj s kúpou samotných zariadení: dotykový počítač, fiskálna tlačiareň. Na trhu je dostupná široká ponuka a pri kúpe tabletu alebo lacného All-in-one počítača môžete výrazne ušetriť. Profesionálne PC POS systémy začínajú na sumách približne 3 až 5 krát vyšších, ako ich lacnejšie alternatívy.

Na Slovensku musíte počítať s tým, že fiskálnu tlačiareň vám môže uviesť do prevádzky a vykonávať servis len oprávnená servisná organizácia. S týmto nákladom je potrebné tiež počítať. Väčšina organizácii má cenník zverejnený na internete alebo vám orientačnú ponuku vypracujú na vyžiadanie.

Skladové zásoby

Otvorenie kaviarne sa nezaobíde bez skladových zásob. Prvotné naskladnenie je pre vás náklad, s ktorým musíte počítať v rámci počiatočných investícií. Ako postupovať pri určení správnych množstiev tovarov a surovín na sklade?

  • Najprv zoberte vašu ponuku - nápojový lístok, jedálny lístok (ak budete v kaviarni podávať aj jedlá alebo dezerty)
  • V rámci vypracovania podnikateľského plánu si vypracujte odhadovanú dennú alebo týždennú navštevnosť (jednotlivé dni v týždni môžu mať rôzny charakter - cez týždeň bude prevládať káva, v piatok a sobotu večer alkohol)
  • Určite si interval dopĺňania skladových zásob, vaši dodávatelia vám určite radi a ochotne poradia
  • Z vyššie spomenutých údajov si vypočítajte potrebné zásoby pre jednotlivé kategórie. Ak napríklad počítate s 50-timi návštevani denne, ktoré si dajú nejaký nealkoholický nápoj a dodávateľ zabezpečuje rozvoz raz za týždeň, vaša prvotná zásoba by mala byť 50x7, tzn. 350ks nealkoholického nápoja.
  • Pre jednotlivé kategórie nápojov, dezertov alebo jedál udržujte dostatočne pestrú ponuku. Napríklad je potrebné mať na sklade neperlivú aj perlivú minerálku, ak džúsy, tak viacero príchutí, atď.
  • Pri zákuskoch počítajte s ich obmedzenou dobou trvanlivosti (tip: zo začiatku sa môžete zamerať na zákusky s dlhšou dobou trvanlivosti, keďže zo začiatku nebudete vedieť aká bude priemerná spotreba)
  • Nezabudnite ani na špecifické suroviny ako napríklad: mlieko do kávy, cukry, med, citrón do nealkoholických nápojov a samozrejme na ingrediencie do miešaných drinkov
  • Dodávateľ kávy vám tak isto pomôže s nanormovaním minimálnej zásoby kávy (odhadnúť ju môžete tradičným číslom 7g kávy na jednu šálku)

Nezabudnite na jeden dôležitý fakt: hostia nemajú radi, ba priam neznášajú situáciu, keď si niečo vyberú z nápojového lístka a vy im poviete, že danú položku momentálne nemáte na sklade. A ak im to spravíte pri druhom alebo treťom výbere, nabudúce si radšej vyberú inú kaviareň. Preto je lepšie začať s užším sortimentom, ktorý máte vždy skladom, aby ste sa zbytočne do tejto situácie nedostávali.

Náklady na personál

Nezanedbateľnú položku vo vašich mesačných nákladoch bude tvoriť aj náklad na personál kaviarne. Najprv je dôležité určiť, aký počet čašníkov/barmanov budete potrebovať. Je potrebné zohľadniť najmä:

  • veľkosť vášho priestoru, počet stolov a stoličiek, tzn. určiť maximálny počet hostí, ktorých bude potrebné obsluhovať
  • ďalej musíte zohľadniť otváraciu dobu a prípadnú zmennosť, ak máte napríklad doobednú, poobednú alebo víkendovú zmenu, personál určite budete musieť striedať
  • pri väčších prevádzkach jednoznačne odporúčame oddeliť funkciu barmanov od čašníkov, je efektívnejšie, ak napríklad jeden alebo dvaja barmani chystajú kávy a miešané drinky a ďalší čašníci sa starajú o roznášanie nápojov a zákuskov a osobný kontakt s hosťami (hosťom väčšinou prekáža, ak si niečo nedokážu objednať a 5-10 minút sa nikto neukáže, ale dokážu prežiť samotné čakanie na prípravu kávy alebo miešaných drinkov - hlavne aby mali pocit, že sa na ich objednávke pracuje)
  • keď už máte jasno v počte a type personálu, je potrebné určiť ich mzdy (do nákladov započítajte aj odvody)

V neposlednom rade, aby bol Váš podnik naozaj vysoko kvalitný a jedinečný potrebujete, aby bol váš personál profesionálny. Započítajte do nákladov na personál aj náklady na školenia (napríklad profesionálne baristické školenia).

Marketing - náklady na získavanie zákazníkov

Osobne som svedkom podceňovania marketingu u mnohých podnikateľov, najmä v týchto oblastiach:

  • Internetové obchody
  • Maloobchodné predajne
  • Gastronomické prevádzky (najmä kaviarne a bary)

Predstavte si, že niekto dostane nápad, zriadi si internetový obchod XYZ.sk a bude predávať, to je jedno, napríklad parfémy alebo detské hračky. Prečo by mali zákazníci chodiť práve na jeho eshop, keď v telke, rádiu a na internete vidia, počujú a sledujú reklamy konkurencie? Začínajúci internetový obchod zároveň nemá šancu vyhrávať ani v organickom vyhľadávaní. To isté maloobchodné predajne. Niekto dostane nápad, že by si mohol otvoriť obchod napríklad s detskými kočíkmi. Nakoniec skončí tak, že stojí pred vchodom obchodu, pofajčuje a čaká, či sa objaví nejaký zákazník. Proti fajčeniu nič nemám, to je každého osobná vec. Ale každú sekundu vášho času, čo neobsluhujete zákazníkov by ste mali investovať do ich vyhľadávania a oslovovania, inak tých nudných sekúnd vášho podnikateľského života bude skutočne veľa. A budú pribúdať až do blížiaceho sa jeho neúspešného konca.

Pre gastronomické prevádzky je extrémne dôležitý internet a sociálne siete, taktiež portály a katalógy gastronomických prevádzok. Vďaka internetu je dnes už všetko so všetkým prepojené a ak stojím v meste na ulici, mobil v ruke mi okamžite vyhľadá najbližšie kaviarne, s fotkami a referenciami návštevníkov. Hovorí sa, že v gastronómii "lokalita vyhráva". Áno, je to tak, ale väčšinou je v jednej lokalite viacero konkurenčných prevádzok a vy predsta chcete, aby ľudia dokázali vyhľadať a obľúbiť si práve tú vašu.

Marketingové náklady by ste mali rozdeliť do dvoch zákadných kategórií, ktoré sa líšia vo svojom prístupe a filozofii ich aplikovania:

  • vyhľadávanie a oslovovanie nových zákazníkov (všeobecná reklama na internete, v médiách, atď.) - cieľ je jednoduchý, vašou úlohou je osloviť čo najviac potenciálnych zákazníkov, že existujete a že ste tou správnou kaviarňou, ktorú by mali navštíviť
  • práca s existujúcimi zákazníkmi, ktorí sa už vo vašej kaviarni nachádzajú (upozornenie na akcie priamo v prevádzke, kartička typu "kúp si 4 kávy a piatu piješ zdarma") - v tomto prípade riešite dva ciele:
    • keď už je zákazník u vás, chcete, aby vám spravil čo najväčšiu tržbu, tzn. potrebujete napríklad spropagovať skvelé čerstvé zákusky alebo ovocné šťavy
    • druhý cieľ je zákazníka konvertovať na "pravidelného zákazníka", možností je nekonečno: od zbierania bodov, cez razítka na kartičke až po dobitý kredit (viď sekciu pokladničný systém a softvér)

Ak máte málo času, reklamu na internete, spravovanie stránky na sociálnych sieťach a PR články vám zabezpečia reklamné agentúry obvykle za určitý mesačný poplatok. Určite túto časť nákladov nepodceňujte. Ja úplne rozumiem vašej situácii. Otvorenie kaviarne, nákup vybavenia, nábytku a zariadení vás stojí obrovské množstvo finančných zdrojov a na marketing vám už veľa nezostane. To akosi dúfate, že príde samo. Ale skutočnosť je taká, že zákazníci neprídu sami (zamyslite sa, veď oni teraz niekde už chodia). Ak podceníte náklady na marketing, všetky vaše ostatné náklady a to, že ste sa nadreli s otvorením kaviarne môže skončiť ako úplne zbytočné.

Ostatné prevádzkové náklady

Vo vašej kaviarni sa objavia aj náklady, ktoré sme doteraz nespomenuli v žiadnej, vyššie uvedenej časti. Niektoré náklady majú charakter pravidelného opakovania, niektoré vznikajú náhodne a v rozpočte je vhodné s nimi počítať skôr preventívne. Tu sú príklady takýchto nákladov:

  • Vedenie účtovníctva a spracovanie miezd - väčšine menších podnikateľov toto zabezpečuje externá spoločnosť na báze mesačného poplatku
  • Upratovanie - tu máte na výber hneď z niekoľkých možností: upratovať priestory bude existujúci personál, upratovanie zabezpečí externá spoločnosť, kombinácia oboch (externé spoločnosti môžu napríklad zabezpečovať len čistenie kobercov pri vchode)
  • Servis zariadení - musíte počítať s tým, že občas sa niečo pokazí, občas budete potrebovať dodatočné zaškolenie
  • Vaše ďalšie vzdelávanie - odoberanie odborných časopisov, pravidelné navštevovanie seminárov, členské poplatky na gastronomických portáloch. Pamätajte, akonáhle sa prestanete vzdelávať, v tom momente idete z kopca
  • Detail, ktorý poteší vašich hostí: aktuálne časopisy a noviny pre návštevníkov - aj to vás bude niečo denne/mesačne stáť
  • WiFi internet (pre hostí aj pre vaše interné účely)

Ako môžete vidieť, nákladov, s ktorými musíte počítať je veľa a je dobré, ak s nimi počítate skôr ako sa pustíte do realizácie vášho podnikateľského plánu.

Určite počítajte aj s tým, že prvé mesiace vaša kaviareň nebude zisková. V nákladoch teda počítajte aj s financovaním vašej prevádzky počas prvých troch až šiestich mesiacov.

Ako získať konkrétne čísla nákladov?

V tejto chvíli by ste mali mať jasnú predstavu, čo všetko budete potrebovať pre otvorenie vašej kaviarne a aj o mesačných nákladoch jej prevádzky. Potrebujete však konkrétne čísla. Určite začnite oslovením dodávateľov, ktorí vám radi vypracujú konkrétnu cenovú ponuku. Mnohí dodávatelia poskytujú aj základný servis, poradenstvo, prípadne vám pomôžu so zoznamom vecí, ktoré budete ešte potrebovať. Mnohé značky káv, nápojov a zákuskov vás vybavia kompletnou technológiou, servisom, zásobovaním, marketingovými materiálmi a návodmi s odporúčanými postupmi.

Skvelou príležitosťou pre získanie kontaktov na dodávateľov je aj výstava DANUBIUS GASTRO, ktorá má dlhoročnú tradíciu a koná sa vždy začiatkom roka v bratislavskej Inchebe. Navštíviť môžete aj stánok našej spoločnosti, ktorá každoročne predstavuje novinky v aplikácii iKelp POS Mobile. Náš softvér pre reštaurácie a kaviarne preukázal svoju rokmi overenú kvalitu a radí sa medzi európsku špičku (so svojimi piatimi jazykovými mutáciami sa teší obľube najmä u našich západných susedov). Pre vás je najzaujímavejšie to, že svojou cenovou politikou sa drží pri zemi a je tak výhodný aj pre začínajúcich podnikateľov v gastronómii.

Zaujímavým zdrojom informácií pre vás určite bude aj návšteva konkurenčných prevádzok. Dajte si kávičku, prejdite si ich ponuku, nápojový lístok, popozerajte si koncepciu prevádzky, sledujte dianie v podniku a všetky myšlienky si hneď zapisujte. Získate tak informácie, ktoré vás nasmerujú ku konkrétnym značkám a produktom, ktoré by ste mohli zaradiť do vašej ponuky, ale dôležité je popozerať si aj zariadenia a vybavenie priestoru.

Existujú aj spoločnosti, poskytovatelia služieb, ktorí vám zastrešia "prevádzkové minimum". Tí vám poradia pri zriaďovaní novej prevádzky, vypracovaní dokumentov potrebných pre schválenie prevádzky - HACCP, prevádzkový poriadok, sanitačný poriadok. Zastúpia vás pri konaniach so štátnymi orgánmi a vykonajú školenia systému HACCP a Hygienické minimum akreditované Ministerstvom školstva (napríklad B4S s.r.o.). Tieto spoločnosti vám určite radi pripravia cenovú ponuku, ktorú môžete použiť pri výpočte vašich nákladov.

Niektorí dodávatelia vám poskytnú zariadenia do prenájmu. Nemusíte tak na začiatku disponovať obrovskými finančnými prostriedkami. Pri vytváraní rozpočtu zohľadnite aj túto možnosť.

Záver

Otvorenie kaviarne môžete zvládnuť s nákladmi na úrovni pár tisíc EUR ale aj 100 tisícami EUR. Všetko je závislé od vášho investičného štýlu, od vašich predstáv a od vašich finančných možností. Na záver vám dám dve "rozpočtové rady":

  • Ak sú náklady nad vaše finančné možnosti, nebojte sa škrtať a jednotlivé položky nahrádzať lacnejšími alternatívami. Kaviareň sa dá otvoriť aj s nábytkom z IKEA.
  • Ak otvárate vašu prvú kaviareň, minimalizujte financovanie z cudzích zdrojov (pôžičky, úvery). Tie vám vytvárajú dodatočné mesačné náklady na ich obhospodarovanie - splácanie úrokov a istiny. Ak vaše výsledky výnosov v prvých mesiacoch nenaplnia vaše odhady, môžete sa ľahko dostať do straty a následne platobnej neschopnosti, z ktorej cesta von je veľmi náročná a tŕnistá.

Želám vám veľa úspechov a najmä veľa spokojných návštevíkov - kávičkárov.

GoPay VISA, MasterCard