Příjem zboží patří mezi činnosti, které se v provozu pravidelně opakují, ale zároveň dokážou zabrat spoustu času. Doklad přijde od dodavatele, údaje je potřeba dostat do systému, položky zkontrolovat, přiřadit ke skladovým kartám a nakonec zboží správně naskladnit.

Co kdybyste ale nemuseli údaje z dokladu ručně přepisovat?

Právě proto přinášíme do iKelp POS Mobile novou funkci - inteligentní import dokladů pomocí AI. Doklad jednoduše nahrajete nebo vyfotíte a umělá inteligence připraví údaje pro vytvoření příjemky. Vy už výsledek jen zkontrolujete, případně upravíte a dokončíte naskladnění.

Je to další krok v tom, jak AI v iKelp pomáhá ulehčit uživatelům od opakující se administrativy. Naše vize AI v iKelp přitom není jen o chatování s asistentem. Chceme ji využívat přímo při každodenních činnostech, které vám zbytečně berou čas.

Doklad nemusíte ručně přepisovat. Stačí ho nahrát

Představte si klasickou situaci. Do provozu přijde dodávka zboží a spolu s ní faktura nebo dodací list. Dosud jste možná museli otevřít sklad, vytvořit příjemku a postupně přepisovat jednotlivé položky z dokladu do systému. Při větším počtu položek je to práce na delší dobu. A navíc práce, při které se snadno spletete.

S novým AI importem v iKelp POS Mobile tento proces výrazně zjednodušíte.

Ve skladu otevřete Import, vyberete doklad a necháte systém, aby ho analyzoval.

Doklad může být například:

• PDF
• CSV
• obrázek
• ISDOC
• nebo i papírový doklad vyfocený přímo mobilem

To znamená, že nemusíte řešit, v jakém formátu vám dodavatel doklad poslal. Systém se pokusí jeho formát rozpoznat a zvolit vhodný způsob zpracování.

Jak AI import dokladů funguje?

Celý proces jsme navrhli tak, aby byl co nejjednodušší.

1. Nahrajte nebo vyfoťte doklad

V iKelp POS Mobile přejdete do skladu a otevřete záložku Import.

Doklad můžete vybrat ze zařízení nebo ho jednoduše přetáhnout do určené oblasti. Na mobilu můžete využít i fotoaparát a doklad přímo vyfotit.

To se hodí například tehdy, když máte fakturu nebo dodací list jen v papírové podobě a nechcete ho nejdříve skenovat nebo přenášet do počítače.

2. AI doklad analyzuje

Po nahrání se doklad zpracuje pomocí umělé inteligence.

Systém se pokusí rozpoznat:

• typ a formát dokumentu,
• dodavatele,
• odběratele,
• jednotlivé položky,
• množství a další relevantní údaje.

Zároveň se pokusí jednotlivé položky spárovat s existujícími skladovými kartami.

Právě to je jedna z důležitých výhod. Cílem není jen „přečíst“ text z dokladu, ale připravit údaje tak, aby s nimi iKelp mohl dále pracovat ve skladu.

3. Výsledek zkontrolujete

AI za vás připraví podklad pro příjemku.

Nemusíte ale slepě věřit automatickému zpracování. Kontrola zůstává ve vašich rukou.

Pokud je vše v pořádku, můžete pokračovat v procesu naskladnění. Pokud něco nesedí, údaj jednoduše upravíte.

To je důležité hlavně u dokladů, které mohou mít různou kvalitu, strukturu nebo způsob označení položek.

4. Dokončíte příjemku

Po kontrole už můžete příjemku dokončit a zboží zařadit do skladu.

Výsledkem je podstatně méně ručního přepisování a méně opakované práce.

AI neznamená „bez kontroly“

Umělá inteligence má být pomocník, ne důvod vzdát se kontroly nad skladem.

Proto je celý proces nastavený tak, že uživatel má možnost zkontrolovat výsledek zpracování ještě před dokončením příjemky.

Pokud například AI nesprávně rozpozná údaj nebo se položku nepodaří jednoznačně přiřadit k existující skladové kartě, můžete ji upravit.

AI tedy připraví většinu práce a člověk provede finální kontrolu.

Takový přístup má v praxi velký význam. U skladového hospodářství totiž nejde jen o rychlost, ale i o správnost údajů, které následně ovlivňují stav zásob, nákup, prodej i další procesy v provozu.

Co když přijde doklad od nového dodavatele?

I zde může AI výrazně pomoci.

Při zpracování dokladu systém pracuje s informacemi, které z něj dokáže získat, a snaží se je propojit s údaji, které už v systému máte.

Výhodou je i to, že původní dokument zůstává připojený k dokladu. Později se k němu tak můžete vrátit a máte zachovanou historii.

Nemusíte tedy řešit, kam jste původní fakturu nebo dodací list uložili.

Import už nemusí být jen „přepsání faktury“

Nová funkce je zajímavá i tím, že nevytváří další místo, kde musíte údaje ručně zadávat.

Dosud mohl být proces například:

dodavatel → faktura → ruční přepisování → kontrola → příjemka → sklad

Nově se dostáváme blíže k procesu:

dodavatel → doklad → AI import → kontrola → příjemka → sklad

Rozdíl je hlavně v množství práce, kterou musí uživatel udělat ručně.

A právě to je hlavní myšlenka této novinky:

Nechte systém udělat práci, kterou nemusíte dělat ručně.

Doklad můžete importovat i přímo z mobilu

Protože jde o iKelp POS Mobile, nemusíte být odkázáni jen na počítač.

Máte doklad u sebe? Jednoduše ho můžete mobilním zařízením vyfotit a odeslat ke zpracování.

Může jít například o:

• papírový dodací list,
• fakturu,
• pokladní doklad,
• nebo jiný dokument, který potřebujete dostat do systému.

Není přitom nutné, aby každý doklad vypadal stejně. AI se pokusí obsah dokumentu analyzovat a připravit ho k dalšímu zpracování.

A co pokladní doklad?

Možnost vyfotit doklad může být zajímavá i v dalších situacích v provozu.

Například nakoupíte zboží, máte k dispozici jen papírový pokladní doklad a potřebujete jeho údaje dostat do skladového hospodářství.

Místo toho, abyste údaje z účtenky ručně přepisovali, můžete dokument vyfotit mobilem a využít ho jako vstup pro AI zpracování.

U takového dokladu je samozřejmě o to důležitější následná kontrola rozpoznaných údajů.

Co získáte díky AI importu?

Méně času při příjmu zboží

Čím více položek doklad obsahuje, tím více času může ruční přepisování zabrat. AI připraví údaje za vás a vy se věnujete hlavně kontrole.

Méně ručního přepisování

Nemusíte opakovaně přepisovat názvy, množství a další údaje z dokumentu do systému.

Práce přímo v mobilu

Doklad můžete zpracovat i přímo tam, kde ho právě máte. Papírový dokument můžete jednoduše vyfotit.

Jednodušší kontrola

Místo vytváření celého dokladu od nuly kontrolujete výsledek, který AI připravila.

Historie na jednom místě

Původní dokument zůstává připojený k příslušnému dokladu, takže se k němu můžete později vrátit.

Další krok k inteligentnímu iKelpu

AI v iKelp už není jen pomocník, kterého se můžete zeptat na návod. Začínáme ji využívat přímo v procesech, kde dokáže uživatelům ušetřit skutečnou práci.

AI iKelp Asistent a AI import dokladů: dvě různé funkce, stejný cíl

Inteligentní import dokladů navazuje na naši předchozí novinku AI iKelp Asistenta. Asistent vám pomáhá najít odpověď, poradit s používáním systému nebo vás nasměrovat na správný návod či webinář. Inteligentní import jde ještě o krok dál - AI už nepomáhá jen slovy, ale přímo dělá část práce za vás.

A přesně tímto směrem chceme iKelp dále rozvíjet. Méně klikání. Méně přepisování. Méně hledání. Více času na samotný provoz.

Pro koho je AI import dokladů užitečný?

Funkce může být zajímavá pro každý provoz, který pravidelně přijímá zboží a pracuje se skladem.

Obzvlášť velký rozdíl ale můžete pocítit v provozech, kde:

• denně přijímáte větší množství zboží,
• máte hodně dodavatelů,
• doklady obsahují desítky položek,
• pravidelně pracujete s PDF nebo elektronickými fakturami,
• část dokladů dostáváte jen v papírové podobě,
• nebo jednoduše nechcete trávit čas ručním přepisováním.

Pokud dnes při příjmu zboží děláte velkou část práce ručně, právě tady může inteligentní import přinést největší úsporu.